การจัดการองค์ความรู้ คือ อะไร

การจัดการองค์ความรู้ (Knowledge Management: KM)

การจัดการองค์ความรู้ เป็นกระบวนการในการล้วงเอาความจริงภายในองค์กรออกมา  จากนั้นทำการเปลี่ยนรูป และเผยแพร่องค์ความรู้นั้นผ่านทางหน่ายงานต่าง ๆ ขององค์กร   ดังนั้นองค์กรสามารถใช้องค์ความรู้ร่วมกันได้  ซึ้งเมื่อนำองค์ความไปใช้งานแล้ว องค์ความรู้นั้นจะไม่หมดสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้อีก  องค์ความรู้จะช่วยทำให้องค์กรสามารถค้นหา คัดเลือก จัดการ เผยแพร่ และส่งมอบข่าวสารและความเชี่ยวชาญในการแก้ไขปัญหาที่สำคัญได้

การจัดการกับองค์ความรู้นั้น  จะทำการเปลี่ยนรูปข้อมูลและข่าวสารให้อยู่ในรูปขององค์ความรู้ที่สามารถนำไปใช้ปฏิบัติการในการแก้ไขปัญหาได้  และต้องสามารถใช้ได้ผลกับทุก ๆ  หน่วยงาน  และกับทุก ๆ คน  ภายในองค์กร

การเชื่อมโยงองค์ความรู้แบบ Explicit Knowledge และ Tacit Knowledge
          องค์กรสามารถสร้างแกนกลางในการจัดเก็บองค์ความรู้  ซึ่งสามารถเชื่อมโยงระหว่างองค์ความรู้แบบมีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้างเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อรวมเป็นแหล่งองค์ความรู้ทั้งหมดขององค์กร ในขณะที่เราอยู่ในกระบวนการแปลงองค์ความรู้แบบไม่มีโครงสร้าง (Tacit Knowledge) ให้เป็น องค์ความรู้ที่มีโครงสร้าง (Explicit Knowledge)  นั้น  ระหว่างนั้นก็จะเป็นการสร้างองค์ความรู้แบบไม่มีโครงสร้างขึ้นมาใหม่อีกด้วย (generate new tacit knowledge)  จากรูปอธิบายความสัมพันธ์ ได้ดังนี้

 

รูปที่ Core Competency is Linked to Explicit and Tacit Knowledge

 

1. องค์ความรู้แบบไม่มีโครงสร้าง (Tacit Knowledge)  คือ องค์ความที่ไม่มีรูปแบบชัดเจน หาไม่ได้ตามตำรา เช่น ประสบการณ์และความชำนาญเฉพาะบุคคล  จากรูปเป็นกระบวนการในการเปลี่ยนความรู้แบบไม่มีโครงสร้าง (Tacit Knowledge) ให้เป็นความรู้แบบมีโครงสร้าง (Explicit Knowledge)  เพื่อให้ความรู้นั้นสามารถอธิบายความได้อย่างชัดเจน  เมื่อ  Tacit   Knowledge  ที่ถูกนำไปจัดเก็บไว้ในแกนกลางขององค์กร(Core Competencies of the Organization)  ความรู้นั้นจะประกอบด้วย ความชำนาญ  สิ่งต่าง ๆที่รับรู้และอธิบายได้ด้วยเหตุผล แนวคิด    วัฒนธรรมองค์กร และสิ่งที่มีคุณค่าต่าง ๆ

2.  องค์ความรู้แบบมีโครงสร้าง (Explicit Knowledge)  คือ องค์ความรู้ที่สามารถเขียนอธิบายได้ชัดเจน เช่น รายงาน  จากรูปจะนำความรู้ที่ชัดเจนนี้ ไปใช้แก้ปัญหา  กำหนดนโยบาย  กำหนดกลยุทธ์  ใช้ในการตัดสินใจ จัดทำเอกสารสิทธิ์ และใช้จัดการกับระบบสารสนเทศ  สามารถเขียนความรู้นั้นออกมาในรูปของกระดาษ (Paper)   และนำไปเก็บไว้ที่แกนกลางองค์ความรู้ขององค์กร (Core Competencies of the Organization)

3.  แกนกลางองค์ความรู้ขององค์กร (Core Competencies of the Organization)  คือแหล่งในการจัดเก็บความสามารถขององค์กร    เป็นศูนย์กลางความรู้สำหรับการบริหารงานและความสามารถที่แท้จริงขององค์กร  จากที่กล่าวมา  สามารถสรุปเกี่ยวกับการจัดการองค์ความรู้  ได้ว่า  การจัดการองค์ความรู้เป็นวิธีการที่เก่าแก่และมีมานานแล้วตั้งแต่สมัยโบราณ  ในการจัดการองค์ความรู้นั้นจะต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกฝ่ายและทุกระดับขององค์กร เราสามารถปฏิวัติและเปลี่ยนแปลงองค์กรด้วยการให้ความร่วมมือ และพัฒนาการจัดการองค์ความรู้  และองค์ความรู้ถือเป็นทรัพย์สินทางปัญญาขององค์กร  องค์ความรู้นี้จะสามารถส่งมอบแนวทางสำหรับการแก้ปัญหาที่เหมาะสมกับทุก ๆ คนในองค์กร และใช้ได้โดยไม่จำกัดสถานที่

การจัดการองค์ความรู้   เป็นการจัดเก็บข้อมูลข่าวสารที่เป็นองค์ความรู้ในการใช้แก้ไขปัญหาต่าง ๆ ขององค์กร รวบรวมไว้ในคอมพิวเตอร์   เพื่อให้เกิดการถ่ายทอดจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง  เพื่อใช้แก้ปัญหาในการปฏิบัติงาน  ซึ่งองค์ความรู้ถือได้ว่าเป็นทรัพย์สินทางปัญญา เมื่อจะเก็บแล้วจะต้องมีการถ่ายทอดและเผยแพร่ เพื่อให้เกิดการนำไปใช้ประโยชน์  ให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานต่อองค์กรให้มากที่สุด  องค์ความจะเก็บรวบรวมได้จากผู้เชี่ยวชาญ  หรือกลุ่มคนพิเศษ ประสบการณ์ หรือความทรงจำขององค์กร หรืออาจมาจากวัฒนธรรมองค์กร (Organizational Culture)  ดังนั้นผู้จัดการที่ดีควรมีระบบจัดการองค์ความรู้  เพื่อพร้อมใช้งานอยู่เสมอ

ข้อแนะนำเกี่ยวกับการจัดการองค์ความรู้

ต้องกำหนดคำนิยามความหมายขององค์ความรู้ให้ชัดเจน   กำหนดหลักการเกี่ยวกับวิธีที่จะใช้จัดการกับองค์ความรู้ให้ชัดเจน   และสิ่งที่ท้าทายที่สุดในการจัดการองค์ความรู้  ก็คือ  ความชัดเจนในทุก ๆ ด้าน  ตั้งแต่การอธิบายความหมายของความรู้นั้น     อุปสรรคที่จะผ่านพ้นไปได้    ผลประโยชน์ที่ชัดเจนซึ่งต้องมีมากพอที่จะทำให้เกิดระบบจัดการองค์ความรู้  รวมถึงเครื่องมือและเทคโนโลยีที่สามารถนำมาใช้งานร่วมด้วย

กุญแจสำคัญของการจัดการองค์ความรู้

กุญแจสำคัญที่จะทำให้การจัดการองค์ความรู้นั้นประสบผลสำเร็จ  ประกอบด้วย  วัฒนธรรมองค์กร (Organizational culture)  ผู้บริหารที่เป็นผู้อุปถัมภ์ (Executive sponsorship) และเป็นผู้ผลักดันการทำงาน    การกำหนดเกณฑ์ในการวัดผลสำเร็จ (Measuring success)

ในอนาคตอาจจะมีซอฟต์แวร์   KM  packages  ที่ได้มาตรฐานครอบคลุมการทำงานขององค์กร วางจำหน่าย

วัตถุประสงค์ของการจัดการองค์ความรู้ (KM Objectives)

การจัดการองค์ความรู้  มีวัตถุประสงค์หลัก  ดังนี้

1.  เพื่อสร้างระบบจัดเก็บองค์ความรู้ (Create knowledge repositories)

2.  เพื่อปรับปรุงการเข้าถึงองค์ความรู้ (Improve knowledge access)

3.  เพื่อยกระดับสภาพแวดล้อมขององค์ความรู้ให้ดีขึ้น (Enhance the knowledge environment)

4.  เพื่อจัดการองค์ความรู้ให้เป็นทรัพย์สินที่มีค่า   และมีประโยชน์ (Manage knowledge as an asset)

ที่เก็บองค์ความรู้  (Knowledge Repository)

เป็นที่เก็บหรือที่รองรับองค์ความรู้ หรือเรียกว่า  “คลังองค์ความรู้”  เป็นที่สำหรับเก็บรวบรวมองค์ความรู้จากภายในและภายนอกองค์กรเก็บไว้ในคลังข้อมูลกลาง

ขั้นตอนในการจัดการองค์ความรู้ (KM Activities)

1.  Externalization   เป็นการนำองค์ความรู้ที่ได้จากแหล่งภายนอก   มาจัดรูปแบบ

2.  Internalization    จัดรูปแบบองค์ความรู้ที่มีอยู่ให้เป็นรูปแบบ (Format)  ภายใน คือ  การจำแนกองค์ความรู้แบบมีโครงสร้าง (Explicit Knowledge) ให้ตรงกับความต้องการใช้งาน  ผนวกเข้ากับองค์ความรู้ที่มาจากภายนอก (Externalization)

3.  Intermediation  การเชื่อมต่อกับองค์ความรู้  จะเป็นสื่อกลางที่ผู้ใช้  จะใช้ในการเข้าถึงหรือค้นหาองค์ความรู้    สื่อกลางส่วนมากจะเป็นเทคโนโลยี   เช่น   Internet, Groupware   หรือ  Workflow   เป็นต้น

4.  Cognition  กระบวนการรับรู้  คือ   กระบวนการรับองความรู้และประยุกต์ใช้งาน  และแลกเปลี่ยนองค์ความรู้